¿Qué es una muestra del producto y por qué necesitamos una? Una muestra del producto es un espécimen de un lote anterior, usado para mostrar los productos del proveedor y el estándar de calidad. Dado que los proveedores chinos rara vez tienen productos en stock, una muestra de producto es la única referencia de calidad que obtendrá. Sin embargo, obtener el correcto requiere un poco más que pedir al proveedor una muestra y después hacer un pedido basado lo que sea que haya llegado por correo. Comencemos dando un vistazo a los 3 tipos de muestras de productos:
Muestras de fábrica
Una muestra de fábrica es un espécimen estándar de un producto de un lote anterior. Fue fabricado de acuerdo a las especificaciones de producto del cliente. Estas especificaciones de producto podrían o no coincidir con las suyas. Esto podría ser problemático para muchos importadores inexpertos quienes ordenan muestras, las aprueban y le dicen al proveedor que quieren «lo mismo».
El problema aquí es que el proveedor no siempre puede estar de acuerdo en cuales materiales, componentes y estándares de certificación debe hacerse la muestra. ¿El resultado? Usted terminará obteniendo un producto que difiere del producto muestra en menor o mayor grado.
Una muestra de fábrica es un buen indicador de los estándares de calidad y experiencia del proveedor. Sin embargo, no reemplaza las especificaciones del producto y el acuerdo de ventas.
Las muestras de fábrica tienden a ser un poco baratas, pero por razones naturales el precio depende del producto. Algunas veces los proveedores incluso son gratis, pero debe esperar pagar por la entrega. También le sugiero que ordene muestras de muchos proveedores. En mi experiencia hasta el 70% de las muestras que recibe tienden a estar por debajo del estándar o no coinciden con los requisitos de calidad del cliente. Si usted espera muestras de diferentes proveedores usted puede ahorrarse mucho tiempo.
Muestras personalizadas (ODM o OEM)
Primero comenzaré explicando la diferencia entre OEM y ODM. OEM son las siglas en inglés para equipo de fabricación original y generalmente se refiere a un producto que es personalizado en muchas formas. Esto incluye, pero no se limita, a productos con diseño, colores, características, funciones o software personalizado.
ODM, diseño de fabricación original es básicamente una versión «light» de OEM donde el comprador ordena un producto basado en el diseño y marcas del proveedor (por ejemplo especificaciones del producto) con su propio logo. Básicamente es el diseño de fábrica combinado con la marca.
Entonces, ¿Por qué necesita una muestra OEM u ODM? Porque usted no puede asegurar si el proveedor es actualmente capaz de fabricar su producto personalizado hasta que lo vea con sus propios ojos. Hace algunos años manejaba un proceso de subcontratación para una pequeña compañía de ropa. Ellos querían comprar gorras, así que encontramos un grupo de proveedores para ellos. Para cada uno de esos proveedores enviamos un numero de muestras de referencias y les pedimos que las replicaran, pero con el logo del cliente y elementos de diseño personalizado.
Descubrimos que 3 de 5 proveedores no hicieron nada cercano a lo que el cliente tenía en mente. A las otras dos les tomo dos meses, y unas revisiones de un grupo de muestras, antes de que tuvieran la correcta. Entonces, ¿cuál es la moraleja de esta historia? Si nosotros hubiéramos hecho una selección del proveedor sin pedirles una muestra OEM, hubiéramos estado perdidos. El cliente hubiera recibido un lote de gorras muy feo que nos hubiera sorprendido que incluso en el depósito las aceptaran.
Mientras que una muestra OEM u ODM podría representar el diseño y el estándar de calidad del producto final al mayor grado posible, no siempre es tan fácil. Existen ciertos limitantes relacionados a la fabricación que hace imposible que el proveedor haga una muestra ODM u OEM que represente completamente cómo luciría el producto final. Los colores son una de esas cosas. Pintar una tela u otro material es un poco caro y requiere una cierta cantidad para poder ser viable.
Si usted está planeando importar productos personalizados desde China – ordenar muestras personalizadas antes de realizar cualquier pedido. Si bien puede costar un poco de dinero (podría ser cualquier cantidad desde diez dólares hasta varios miles) es la única forma de realmente descubrir si un proveedor está calificado para hacer sus pedidos. Las acciones hablan más que las palabras, especialmente en China.
¿Qué tal si un proveedor no puede hacer su muestra bien? Olvídelo, y vaya por el próximo. Un proveedor está o no calificado. No es su trabajo entrenarlos y si no pudieron hacerlo bien aun cuando usted le ha dado claras y consistentes especificaciones de producto, mejor inténtelo con alguien más.
Muestras del lote
Son un negocio serio. Una muestra de lote viene directamente de su producción. Es su producto y se supone que representa la calidad de su lote en su totalidad. Si este no luce bien está en graves problemas.
Para obtener una muestra del lote es más fácil decirlo que hacerlo. Si usted le pide al proveedor que le envíe una muestra del lote le puedo asegurar que ellos le enviarán una muestra que no representará la calidad de la producción en su totalidad. Ellos le enviarán la mejor muestra. Mientras tanto en China la producción podría ser un completo desastre. Usted podría recolectar las muestras, o enviar a un inspector de calidad de confianza para hacerlo por usted. Nunca, realmente nunca, confíe en su proveedor para hacerlo.
¿Qué debe hacer si algo va mal con la muestra del lote? Estas cosas pasan, y es mejor descubrir cualquier problema antes de que haya pagado el saldo restante. Mientras que usted debe esperar que un 0.5 al 2% de la producción tenga defectos, el resto debe cumplir con sus especificaciones del producto. Retener el saldo restante hasta que el proveedor haya reparado o vuelto a hacer el lote entero. Nunca, y otra vez le reitero nunca, deje que el proveedor le pida el pago total antes de que ellos hayan fabricado el lote completo cumpliendo con sus especificaciones del producto.
¿Necesito pagar por las muestras de producto?
Si, en general debes hacerlo. Las muestras de fábrica tienden a ser baratas y algunas veces gratis. Sin embargo, siempre debe esperar pagar la tarifa por la entrega. Las muestras personalizadas pueden costar desde diez dólares hasta varios miles, dependiendo del producto y su complejidad. Las muestras personalizadas requieren mucho trabajo y podría tomar muchas revisiones antes de que el proveedor lo haga bien. He encontrado que es especialmente cierto para ropa y productos textiles, mientras que los plásticos y otros productos moldeados tiendan a ser un poco más directos.
¿Qué pasa si un proveedor rechaza proporcionarle una muestra?
Eso significa que el proveedor tiene algo que esconder. Un fabricante bien establecido en China es seguro que conserva muestras y ordenar muestras de productos es una parte integral de cualquier rutina de abastecimiento de un respetable importador.
¿Cuándo es el mejor momento para ordenar una muestra?
No comience a comprar muchas muestras antes de haber hecho una búsqueda de precios y confirmar si un proveedor es capaz de cumplir con los estándares de certificación de requeridas en su país. El costo de las muestras aumentará rápidamente si usted ordena muestras de muchos proveedores y es un gasto de tiempo y dinero comprarles a aquellos proveedores que no están calificados desde el comienzo.
¡Deja que los proveedores compitan!
Recibir una muestra de fábrica puede tomar semanas. El proveedor podría necesitar esperar semanas para terminar un lote para obtenerla y la entrega podría tomar de 3 días a 2 semanas. Para la época que usted las reciba podría pasar un mes. Considerando el alto nivel de rechazo (asumiendo que usted sea poco quisquilloso y quiera importar un producto que otras personas ya compran) usted no quiere terminar en una situación donde haya gastado tiempo esperando por malas muestras. Ordene muestras de fábrica de cada proveedor que usted considere que esté calificado y es bastante probable que reciba al menos dos o tres muestras de mayor interés.
La competición es aún más importante cuando se trata de piezas personalizadas. He tratado con un sinfín de situaciones donde el importador se ve atrapado con un mal proveedor quien simplemente no puede hacer las cosas bien. Esto es realmente peligroso. El juego final es usualmente que el importador acepta productos por debajo del estándar y quizá incluso un aumento de precio. ¿Suena extraño? No realmente. Para entonces el importador ha invertido tiempo, y también dinero, trabajando con el proveedor.
Regresar atrás y buscar un nuevo proveedor esta fuera de lugar dado que el importador necesita sacar su producto al mercado. Ellos simplemente no puede esperar tanto tiempo y el proveedor lo sabe. En otras palabras es una oportunidad de oro para el proveedor de bajar la calidad E incrementar los precios a la vez. ¡Bingo!
Es por eso que usted no debe confiar en un solo proveedor para hacer su muestra personalizada, y ciertamente no hacer la elección de su proveedor final hasta que no haya recibido una. Envíe sus especificaciones de producto (y muestras de referencia si tiene alguna) a al menos 3 proveedores y deje que hagan lo mejor que puedan. Este enfoque es un poco más costoso pero puede salvar a su empresa de muchos problemas, y quizá lo más importante – tener sus productos en el mercado mucho más rápido.
Conserve las muestras
Cuando reciba una muestra, márquela con el nombre del proveedor y la fecha de su llegada. La muestra es su referencia de calidad que debe conservar mientras este en el negocio. Usted también podría querer ordenar unas cuantas muestras adicionales para enseñarlas a sus propios clientes.
Otro error que será mejor evitar es regresar las únicas muestras que tiene al proveedor como parte de la confirmación del pedido. Si usted se queda sin muestras del producto será muy difícil probar que no cumplen algo en caso de que falle la producción.
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